学校事務の支出処理マニュアル｜新人がつまずく原因と実務の流れ

※ この記事では、支出処理の流れをわかりやすくするために「支出負担行為」「支出命令」など、公会計で使われる言葉を使用しています。
私立学校では、学校法人ごとに呼び方や手続きが少しずつ異なることがあります。
実際の運用については、所属する学校や法人の経理規程をご確認ください。

支出処理とは？学校事務の基本の流れ

学校事務の支出処理は、ざっくり分けると次の3ステップで進みます。

1. 支出負担行為（契約・発注）
2. 支出命令（支払いの指示）
3. 証拠書類の確認（領収書・納品書のチェック）

支出負担行為とは

支出負担行為とは、「お金を支払うことが確定する行為」のこと。
具体的には、物品の発注、業者との契約、見積書の取得などが該当します。

田中陽奈/新人

支出負担行為??
まだお金を払っていないのに、処理が必要なんですか ??

鈴木智子/主任

言葉だけ聞くと難しく感じるわね。
たとえば
「体育館のワックスを発注」「机や椅子の購入を決定」など、
この時点で予算を“どれだけ使うか”が決まるのよ。

支出命令とは

支出命令は、支払いを行う事務室として
「この案件は支払ってOK」という正式な指示を出すことです。

負担行為→納品→確認が終わった後に、
校長や理事長など“決裁権者”の承認を得て、命令書を作成します。

ここでミスすると支払い遅れに直結するため、慎重さが求められます。

証拠書類の確認ポイント

支出命令の前に、証拠書類を必ずチェックします。

• 納品書と請求書は内容が一致しているか
• 金額・数量・日付に誤りはないか
• 契約書・見積書が揃っているか

ここが雑になると、後から会計監査で指摘されやすい部分です。

新人がつまずきやすいポイント

支出負担と支出命令の区別があいまい

田中陽奈/新人

支出負担行為と支出命令…どっちが先でしたっけ？

佐藤美咲/7年目

負担が先よ。
契約をして、予算を確定させて、そのあと支払う流れになるわ。

鈴木智子/主任

“買うと決める＝負担”
“払う＝命令”。
このセットで覚えておくとスムーズよ。

新人は用語に引っ張られて混乱しがちですが、
実務は “買う→納品→払う” という生活と同じ流れです。

証拠書類のチェック漏れ

田中陽奈/新人

請求書だけもらったので、支出命令出していいですか？

鈴木智子/主任

ストップ!! ちょっと待って。
納品書は？ 見積書は？

3点セット（見積・納品・請求）が揃ってるか、確認してね。

必要書類が1枚欠けると、支払い手続きが止まり、業者対応が増えてしまいます。
新人のうちは“必要書類リスト”を手元に置くのが安心です。

締切と起案のタイミング

田中陽奈/新人

月末締めの命令書、今日の午後で大丈夫ですか？

鈴木智子/主任

今日の午後は、会議で校長（決裁者）が席にいないわ。
午前中に出すように変更出来る?

支出命令の締切は“起案の早さ”で決まります。
決裁ルート（校長・理事長など）を把握して、逆算する習慣が大切になります。

実務で役立つチェックリストと効率化の工夫

起案前に確認する3つのこと

1. 書類（見積・納品・請求）の内容が一致しているか
2. 負担行為の起案番号と紐づいているか
3. 支払日・締切に間に合うかチェックしたか

この3つを押さえるだけで、ミスの大半は防げます。

Excelで作る支出処理の進行表

学校事務では、複数の支出処理が同時に走るため、
Excelで「進捗管理表」を作ると、一気に楽になります。

・起案番号
・契約日
・納品日
・証拠書類の確認状況
・支出命令の決裁日
・支払日

これを横一列に並べ、案件ごとにExcelに入力していくと、
“どこで止まっているか”がひと目でわかります。

書類整理のコツ

支出書類は、
「年度→部門→案件番号」
という階層でファイリングすると、後から探す負担が激減します。

特に年度末の監査前は、
この整理が効いて「探し物の時間」が大幅に減ります。

正確さとスピードを両立するコツ

支出処理は複雑に見えますが、
流れを理解し、必要書類を整えて、決裁までの時間を逆算できれば
自然とスムーズにこなせるようになります。

最初は慣れない場面が多くても、
一つひとつ経験を積めば、確実に“ミスの少ない事務”に近づいていきます。

次の話では、さらに実務の深い部分に踏み込みます。