教員と事務の“すれ違い”を防ぐ共有フォルダ

新年度、行事準備でバタバタする学校。
新人の田中陽奈は、教員との連携ミスで提出物が遅れてしまう。

「伝えたはず」が「伝わっていない」。
落ち込む陽奈に、鈴木主任が見せたのは“ 共有フォルダ ”の活用方法だった。

個人メモでは防げないすれ違いも、共有フォルダで“ 見える化 ”すれば、チーム全体で仕事が進む。
学校事務の信頼は、情報の整理と共有から生まれる。

新年度、情報が飛び交う春

4月、始業式を数日後に控えた朝。職員室も事務室も、みんなバタバタしている。
学校行事・補助金・予算執行——どの業務も新年度始動の季節だ。

新人の田中陽奈は、新年度から行事費の支払い手続きを担当していた。
担当教員と情報共有のやり取りをメールと口頭で行い、予定通り進んでいるつもりだった。

ところが提出締切の日、教員から一言。
「えっ？　その書類、まだアップされてないの？」

えっと・・・アップしたと思うんですけど。
今すぐ確認します。

陽奈は慌ててサーバーを確認した。
自分のパソコンの“ローカル保存”に入れたままで、共有フォルダには未アップ。
アップしたつもり、伝えたつもり——でも、担当教員は確認できない状態だった。

「伝えた」と「共有した」は違う

落ち込む陽奈の前に、鈴木主任がやってきた。

鈴木主任は自分のパソコンの画面の、共有フォルダのフォルダ構成を見せた。

\ 学校行事 \ 年度 \ 行事名 \ 事務関連資料

鈴木主任は、やさしい口調で続ける。

陽奈は頷きながら、フォルダの構造をノートに書き写した。
“共有する”という言葉の重みが、実感として解ってきた。

共有フォルダがつなぐチームワーク

翌週。陽奈は鈴木主任のアドバイスをもとに、行事フォルダを整理した。
行事名の頭に日付をつけ、ファイル名には「目的」と「版数」を明記。

202505_校外学習_支払予定表_v2.xlsx

同じファイルを見ながら、教員とのやり取りが格段にスムーズになった。
先生たちからも「このフォルダ、見やすいね！」と感謝の声が届いた。

鈴木主任は静かに笑いながら陽菜に言った。

次回予告
提出期限に負けない!! 書類整理の秘訣

期日ラッシュに追われる陽奈。
鈴木主任が教える“ スケジュール逆算術 ”が、事務の流れを変える——。