オープンスクール受付の裏舞台 ―申込データ管理と受付名簿づくり―

オープンスクール当日の受付をスムーズに進めるためには、事前の受付名簿づくりがとても重要です。
本記事では、ネット申込データを活用した受付名簿の作成方法と運用の工夫を紹介します。

年に4回行っている「オープンスクール」。
中学生と保護者をお迎えする、生徒募集の大切な行事です。
・体験授業
・学校説明
・部活動見学
・個別相談会 など様々なプログラムを用意しています。

しかしその舞台裏では、事務室もフル稼働しています。
学校行事では、業務が属人化している、作業の流れが非効率、と感じることはありませんか。

裏方業務が整っていないと、学校の第一印象を左右する大切な行事の質に影響してしまいます。
今回のオープンスクールは、生徒と保護者の150組が来校予定。

この記事では、「裏方の1日」をのぞきながら、
・第一印象を決める スムーズな受付
・授業料や補助金を分かりやすく伝える 保護者対応について紹介します。

行事がどれだけスムーズに進むかは、事前準備の良し悪しにかかっています。
そのため、先生方と事務室で作業分担をしながら準備を進めていきます。

オープンスクール前日までの準備

① 申し込みデータから受付名簿を作成

オープンスクールでは、参加者の申し込みデータをもとに受付名簿を作成します。
この名簿の作り方によって、当日の受付のスムーズさが大きく変わります。

今回は、学校現場で実際に行っている受付名簿の作り方の工夫を紹介します。

まず、Excelで参加申込一覧表を作成します。
この一覧表は、教職員共有サーバーに保存し、職員全員が閲覧できるようにしておきます。

また次の名簿も作成します。
・受付名簿
・体験授業コース名簿
・部活動見学名簿

受付名簿は「2種類」用意する

申込番号順の名簿だけでは問題があります。
多くの来場者は、申込番号を覚えていないからです。

番号順の名簿だけだと、名前を探すのに時間がかかり、受付が混雑してしまいます。
そこで受付名簿は、Excel受付名簿とサブで紙の受付名簿の2種類を用意します。

【 Excel受付名簿 】
ネットの参加申込番号 → 中学校名 → 来場者名
ネットの申込番号が分かる場合は、この名簿で素早く受付できます。

【紙の受付名簿】
中学校エリア → 中学校名 → 来場者名 → ネットの参加申込番号
申込番号番号が分からない場合は、こちらの名簿で名前から探します。

来場者は、学校に近い校区の中学校から来るケースが多い傾向があります。
そのため受付名簿は、
・学校に近い中学校
・市内の中学校
・市外の中学校
・県外の中学校　の順に並べると探しやすくなります。

Excel名簿は教職員共有サーバーに保存します。校内のどこにいても、参加状況を確認できるのが大きなメリットです。

② 来校準備：ノベルティと資料封入

来校者への配布物も事務室で準備します。主な準備は次のとおりです。

• 校名入りのノベルティグッズの発注
• パンフレットや募集要項の封入
• アンケート用紙の準備

作業はタイムスケジュールを見ながら、
先生方と分担して進めます。

【来校者への配布物の準備】

• 校名入りノベルティグッズや飲み物の発注（納期・数量調整）。
• パンフレット・募集要項・アンケートなどの封入作業。
• タイムスケジュールに合わせて、作業分担を決めることが大事。
  

名入れノベルティは納期がかかるため、数ヶ月前から発注しておく必要があります。
また来校者が分かりやすいように、配布資料は説明の流れ順に並べて封入します。
そのほかにも、
・靴袋
・傘袋（雨天時）
・ペットボトル（夏は冷やして提供）など、状況に合わせて細かな準備も必要です。

③ 学校説明資料の作成とリハーサル

学校説明では、授業料や補助金の説明を事務職員が担当します。
パワーポイントで説明資料を作成し、事前にリハーサルを行います。
各部署の説明時間を計測し、持ち時間を調整して本番に備えます。

オープンスクール当日の仕事内容

① 受付での来場者応対

受付では次の業務を行います。

• 来校者の受付
• 資料・ノベルティ配布
• 電話対応
• 当日参加者の追加登録

当日は、想定外のケースも少なくありません。

• 申し込みできていない
• 保護者が増えた
• 道に迷った

Excel名簿の更新や各部署への連絡も、その場で対応します。

笑顔と声のトーンがとても大切です。
中学生は初めての高校訪問で緊張していることも多いため、まずは笑顔で迎えることを心がけます。

体験授業や部活見学を選択していない方には、学校の事をより知っていただくためにも参加を促すことも受付の大切なお仕事です。

② 保護者へのお金の説明

学校説明のあと、個別相談を希望される保護者も多くいらっしゃいます。

相談内容は主に次の3種類です。
（入試直前は、必要経費の相談が特に増えます。）

・授業料
・入学金
・補助金制度

保護者対応のポイントは次の3つです。

・Q&A資料を事前に用意する
・専門用語を使わず、分かりやすく説明する
・ゆっくり丁寧に説明する
・ご家庭の事情に寄り添う（立ち入りすぎは禁物）

適切な補助金のご案内で金銭的な不安を解消して、安心して入学頂けるようにサポートします。

③ イベント終了後の仕事

オープンスクールは、終わった後の作業も重要です。
主な作業は次のとおりです。

• 来場者のアンケート集計
• 各イベント担当者との反省点の共有
• 物品の片付け
• 忘れ物対応
• 外部講師の対応（手数料の支払い・タクシー手配）

イベントは、改善記録を残すところまでが仕事です。
これを続けることで、次回の準備がぐっと楽になります。

来校者が帰ってほっとしたのも束の間、イベント終了後も、事務室は意外と忙しいのです。

授業料の負担が軽減されることが分かると、保護者の方も安心して入学を考えることができます。

学校事務という仕事

事務室の仕事は、表には見えにくいですが、学校全体を支える大切な役割です。

• データ管理
• 来校者対応
• 保護者説明

一つ一つの業務の先には、未来の生徒との出会いがあります。

次回は、学校事務の中でもつまずきやすい「支出処理」についてお話します。

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