第3話：教員との“すれ違い”を防ぐ共有フォルダ
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学校事務15年の実務ノート
第5話：中学生を迎える1日 ―オープンスクールの舞台裏―
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はじめに
年に4回行っている「オープンスクール」。
中学生と保護者をお迎えする、大切な生徒募集に関わる行事です。
高校では体験授業、学校説明、部活動見学や、個別相談会など様々なコンテンツを準備しています。
実はその舞台裏では、事務室がフル稼働しています。
学校行事の際、業務の属人性や非効率な流れに課題を感じていませんか?
裏方業務の非効率さを放置すると、生徒募集という大切な行事の質が低下する恐れがあります。
今日は、150組が来校予定。
そんな「裏方の1日」を覗きながら、学校事務歴15年の私が、学校事務のオープンスクールの成功の鍵「学校の第一印象を決める好印象でスムーズな受付」「授業料や補助金の数字を明示した、保護者対応」についてお話します。
オープンスクールって、先生方が中心の行事だと思っていましたけど、事務もすごく関わるんですね…。
そうね。事務の仕事は「本番当日」はもちろん「前日までの準備」も忙しいのよ。
行事がどれだけスムーズに流れるかは、段取りに掛かっているから、先生方と協力して進めていくのよ。
Contents
オープンスクールに向けて前日までの準備
① 申し込みデータ管理と受付名簿づくり
参加申込一覧表と、受付名簿作成のポイント
- ネットの申し込みのデータを元に、Excelで参加申込一覧表を作成。
- 参加申込一覧表は、共有サーバーで閲覧可能にする。
- 来場者の受付名簿を作成。（受付が渋滞しない工夫が必要）
- コース毎の体験授業用・部活動見学用の名簿も、それぞれ作成。
EXCELで受付名簿作りました。確認お願いします。
この名簿は、ネットの参加申込み番号順になっているのね。
申込番号順だと、来校者が受付番号を覚えていない場合、お名前を150名の名簿の中からお待たせせずに探すのは難しいわよ。
受付がスムーズに出来るように、名簿準備には工夫が必要よ。
基本的には、EXCELの申込番号順の名簿で受付ね。
サブの紙の受付名簿は、申込番号を覚えていない来場者用で、
来校者のお名前かつ中学校名でソートして、中学校を行政区毎に纏めて作成すると探しやすくなるわ。
来場者は、学校に近い校区の中学生が多いから、近いエリアの中学を前に、最後は市外や県外の中学の順になるわね。
なるほど。受付は二段構えなんですね。
PCのEXCEL名簿は、申込番号順。
サブの紙の名簿は、中学校別の名簿で受付するんですね。
EXCEL名簿は、共有サーバー上のファイルだから、全職員が瞬時に来校の有無の確認が可能になるのよ。
最終的には、紙受付のデータもEXCELに忘れずに入力が必要よ。
② 来校準備：ノベルティと資料封入
来校者への配布物の準備
- 校名入りノベルティグッズや飲み物の発注（納期・数量調整）。
- パンフレット・募集要項・アンケートなどの封入作業。
- タイムスケジュールに合わせて、作業分担を決めることが大事。
ペンシルにも、学校の名前が入っているんですね。
付箋や、蛍光ペンにも入ってる!!
毎日使う文具は、学校の名前を覚えて貰いやすいわ。
ノベルティグッズは納期が掛かるから、1ヶ月前に発注したのよ。
中学生や保護者の方が分かりやすいように、
配布資料は、説明の流れに合わせて並べてくださいね。
校内見学など移動が多いので、靴は各自でお持ち頂けるように”靴袋”を用意します。
当日が雨予報の場合は、”傘袋”の用意も必要になります。
夏の暑い日は、”ペットボトルを冷やして”受付でお渡ししています。
③ 学校説明資料の作成
学校説明の内、授業料や補助金の説明は事務が担当します。
パワーポイントを使って作成した説明資料をもとにリハーサルを行い、各部署の説明時間を計測。事務や各部署の持ち時間を調整して本番に備えます。
学校説明は事務の担当もあるんですね。
授業料や補助金などお金に関する説明は、事務長がするのよ。
パワーポイントの資料でリハーサル済みだから、事務の持ち時間との誤差も調整済みよ。
オープンスクール当日の仕事内容
① 受付での来校者応対
受付のお仕事内容
- 来校者の受付、資料とノベルティ、飲み物の配布。
- 急なキャンセルや、来校途中で道に迷った方への電話対応。
- 「申込したつもりで出来ていない」「保護者が増えた」などの想定外の参加者も意外と多いので、EXCEL名簿への追加や各所への追加連絡。
- 周りもかつ笑顔で応対すること。
受付の私達が、学校の“第一印象”を決めるから、笑顔と声のトーン、大事になるわよ。
陽奈さん、受付は初めてね。美咲さんをお手本にして頑張ってね。
お手本って言われると、私も緊張してきました。
美咲先輩、よろしくお願いします。私、笑顔には自信があります。
中学生は、初めての高校訪問で緊張している生徒さんも多いので、まずは笑顔でお出迎えすることが大事です。
受付で、ノベルティを選んで頂いたりするうちに、少し和んで笑顔も出てきます。
体験授業や部活見学を選択していない方には、お声かけして参加を促すことも大切です。
② お金の説明と保護者対応
学校説明で授業料や補助金について説明はありますが、個別相談を希望する方もいらっしゃいます。授業料や諸経費の個別相談は、事務室で対応します。
オープンスクールも入試間近の時期になると、必要経費の相談が増えてまいります。
ご家庭の状況を（立ち入りすぎは禁物）お聞きし、該当する補助金をご案内し金銭的な不安を解消して、安心して入学頂けるようにサポートします。
保護者説明のポイント
- 授業料・入学金・設備費・補助金などをわかりやすく説明。
- 質問に即答できるよう、Q&A資料を事前に用意しておく。
- 個別相談は「制度説明 ＋ 家庭の事情に寄り添う姿勢」が大事。
お金の話は、難しいです…。
個別相談の対応は、美咲さんの横で実際の応対を見て学んでね。
授業料や入学金、補助金のことを正確に伝えるのは大切な責任。
実際に必要な金額と内容が分かると、安心してもらえるの。
私も緊張してきました!!
Q&Aは準備完了。難しい時は華子さん、ヘルプお願いします。
勿論よ。でも、美咲さんなら大丈夫。
専門用語や略語は使わずに、早口にならないように気をつけてね。
③ 片付けと事後処理
オープンスクールが終わったら
- アンケート集計、教職員各自の反省点を共有。
- 使用物品を元の場所に戻す。（当たり前のことが意外と出来てない）
- イベントは、反省・改善の記録を残す所までが仕事。次回が楽になる。
授業料の補助金、聞かれる方が多かったです。
お疲れ様。
私立は補助金制度が沢山あって複雑だから、補助金が該当する収入の基準を丁寧に説明することが大切ね。
実際に入学後の月々の授業料が軽減されることが分かると保護者の方も安心して入学できるものね。
ここで「事務職員が頼りになる」と思ってもらえると嬉しいわ。
来校者が帰ってほっとしたのも束の間、イベント終了後も、事務室は意外と忙しいのです。
回収した来校者からのアンケートをコピーし、担当のイベント担当教員へ配布。
使用した物品や、会議室の机配置や、来校者用の掲示物も所定の位置に戻しておきます。
忘れ物の対応もあります。該当者が分かれば直接電話連絡、不明な場合はイベント申込で使用した連絡ツールを使い参加者に周知します。
外部講師を招聘した時は、講師の荷物を宅急便で発送する手配をします。
最も大切なのは、翌日の学校がスムーズに始められるようにすること。
オープンスクールのまとめ
・ 事務室の仕事は、表には出にくいけれど学校全体を支える大切な役割。
・ データ処理から説明対応まで、幅広い知識と気配りが求められる。
・ 一つひとつの作業の先には、未来の生徒たちとの出会いがある。
・ 保護者の授業料への不安は、丁寧な説明で安心に変えられる。
新学期や行事のたびに、学校の事務室では次々と支出処理の精算書類が舞い込む。
「この見積書はどこに添付？」「いつ起案を出すの？」
でも、流れを理解すれば、決して難しい仕事ではない。
次回は、学校事務の中でもつまずきやすい「支出処理」についてお話します。